La importancia de las facturas
1 Octubre, 2026
Una buena contabilidad comienza con un control riguroso de las facturas. Con frecuencia no se es plenamente consciente de la importancia de entregar a la asesoría toda la documentación, pero el gestor solo puede contabilizar aquello que conoce y recibe. Por ello, el primer paso para mantener una contabilidad ordenada y fiable depende de la implicación de la propia empresa en la organización y entrega de todas sus facturas.
Una factura olvidada también tiene un coste
Una correcta gestión documental es esencial. En muchas ocasiones no se le presta la atención necesaria y, como consecuencia, la empresa acaba perdiendo dinero sin ser consciente de ello.
Cada factura que no se contabiliza puede traducirse en un coste económico para la empresa, aunque ese perjuicio no siempre sea evidente en el momento. Una factura extraviada hoy, otra olvidada mañana… al finalizar el trimestre o el ejercicio, el impacto acumulado puede ser considerable.
El problema no se limita al IVA que deja de deducirse. Cuando una factura no se registra como gasto, el beneficio contable y fiscal aumenta de forma artificial, lo que puede implicar pagar un importe superior en el Impuesto sobre Sociedades del que realmente correspondería.
Un ejemplo sencillo: 1.000 € en facturas sin contabilizar
Veámoslo con un ejemplo sencillo.
Si una empresa deja de contabilizar facturas por un importe de 1.000 € de base imponible, correspondientes a gastos fiscalmente deducibles y sujetos al tipo general del 21 % de IVA, perderá la posibilidad de deducirse 210 € de IVA en el modelo 303.
Además, si tributa al tipo general del 25 % en el Impuesto sobre Sociedades, al no registrar ese gasto tributará por un beneficio superior, lo que supondrá aproximadamente 250 € más en el modelo 200.
En este supuesto, esa omisión habrá supuesto un coste adicional de 460 €.
Aunque el ejemplo parte de una cantidad relativamente pequeña, esta situación se repite con frecuencia en muchas empresas. La acumulación de pequeñas facturas sin contabilizar puede traducirse en un impacto económico muy significativo a lo largo del ejercicio.
Lo que inicialmente parece un simple descuido administrativo termina afectando directamente a la rentabilidad del negocio. El dinero que se paga de más en impuestos por no registrar correctamente los gastos es dinero que la empresa deja de destinar a inversiones, innovación, crecimiento o mejora de su actividad.
En definitiva, pequeñas omisiones documentales pueden convertirse en grandes oportunidades perdidas.
¿Cómo evitar que las facturas se queden fuera de la contabilidad?
Una deficiente gestión de las facturas no solo genera desorden contable, sino que también puede repercutir directamente en la rentabilidad de la empresa. La buena noticia es que este problema puede evitarse con medidas sencillas.
Establecer un procedimiento interno para recopilar todas las facturas, entregarlas periódicamente a la asesoría y conservarlas de forma ordenada es el primer paso.
La digitalización de la documentación, el uso de herramientas de gestión documental o de programas de facturación, así como la designación de una persona responsable del control de las facturas, ayudan a minimizar errores y a evitar pérdidas de información.
Asimismo, realizar revisiones periódicas de la documentación y mantener una comunicación fluida con la asesoría permite detectar incidencias a tiempo y garantizar que todos los gastos e impuestos deducibles se reflejen correctamente en la contabilidad.
Una buena contabilidad se construye día a día
La mejor contabilidad no es la que se corrige al final del ejercicio, sino la que se construye día a día con una documentación completa, ordenada y entregada a tiempo.
La colaboración entre empresa y asesoría es la mejor garantía para evitar costes innecesarios y optimizar la gestión del negocio.
Anaïs Pineda - Accounting Department
