L'importance des factures
Une bonne comptabilité commence par un contrôle rigoureux des factures. On n'a souvent pas pleinement conscience de l'importance de transmettre au cabinet de conseil l'ensemble des documents, or le gestionnaire ne peut comptabiliser que ce qu'il connaît et reçoit. La première étape vers une comptabilité ordonnée et fiable dépend donc de l'implication de l'entreprise elle-même dans l'organisation et la transmission de toutes ses factures.
Une facture oubliée a aussi un coût
Une bonne gestion documentaire est essentielle. Bien souvent, elle ne reçoit pas l'attention nécessaire et, par conséquent, l'entreprise finit par perdre de l'argent sans s'en rendre compte.
Chaque facture non comptabilisée peut se traduire par un coût pour l'entreprise, même si ce préjudice n'est pas toujours visible sur le moment. Une facture égarée aujourd'hui, une autre oubliée demain… à la fin du trimestre ou de l'exercice, l'impact cumulé peut être considérable.
Le problème ne se limite pas à la TVA qui n'est plus déduite. Lorsqu'une facture n'est pas enregistrée en charge, le bénéfice comptable et fiscal augmente artificiellement, ce qui peut conduire à payer au titre de l'impôt sur les sociétés un montant supérieur à celui réellement dû.
Un exemple simple : 1 000 € de factures non comptabilisées
Prenons un exemple simple.
Si une entreprise ne comptabilise pas des factures d'un montant de 1 000 € hors taxes, correspondant à des charges fiscalement déductibles et soumises au taux normal de TVA de 21 %, elle perdra la possibilité de déduire 210 € de TVA dans sa déclaration de TVA (modelo 303).
De plus, si elle est imposée au taux normal de 25 % de l'impôt sur les sociétés, le fait de ne pas enregistrer cette charge la conduira à être imposée sur un bénéfice plus élevé, soit environ 250 € de plus dans sa déclaration d'impôt sur les sociétés (modelo 200).
Dans ce cas, cette omission aura entraîné un coût supplémentaire de 460 €.
Même si l'exemple porte sur un montant relativement modeste, cette situation se répète fréquemment dans de nombreuses entreprises. L'accumulation de petites factures non comptabilisées peut avoir un impact financier très important sur l'ensemble de l'exercice.
Ce qui ressemble au départ à un simple oubli administratif finit par peser directement sur la rentabilité de l'activité. L'argent payé en trop en impôts faute d'avoir correctement enregistré les charges est de l'argent que l'entreprise ne consacre pas à l'investissement, à l'innovation, à la croissance ou à l'amélioration de son activité.
En définitive, de petites omissions documentaires peuvent se transformer en grandes occasions manquées.
Comment éviter que des factures restent en dehors de la comptabilité ?
Une mauvaise gestion des factures ne crée pas seulement du désordre comptable : elle peut aussi peser directement sur la rentabilité de l'entreprise. La bonne nouvelle, c'est que ce problème peut être évité grâce à des mesures simples.
La première étape consiste à mettre en place une procédure interne pour rassembler toutes les factures, les transmettre régulièrement au cabinet de conseil et les conserver de manière ordonnée.
La dématérialisation des documents, l'utilisation d'outils de gestion documentaire ou de logiciels de facturation, ainsi que la désignation d'une personne chargée du suivi des factures, contribuent à réduire les erreurs et à éviter les pertes d'information.
De même, des contrôles réguliers des documents et une communication fluide avec le cabinet de conseil permettent de détecter les anomalies à temps et de garantir que toutes les charges et taxes déductibles sont correctement reflétées dans la comptabilité.
Une bonne comptabilité se construit au quotidien
La meilleure comptabilité n'est pas celle que l'on corrige à la clôture de l'exercice, mais celle qui se construit jour après jour avec une documentation complète, ordonnée et transmise à temps.
La collaboration entre l'entreprise et son cabinet de conseil est la meilleure garantie pour éviter des coûts inutiles et optimiser la gestion de l'activité.
Anaïs Pineda Service comptabilité
